Vorlagen & Arbeitshilfen für Projektplanung

Auf dieser Seite finden Sie unsere stetig wachsende Materialsammlung rund um die wirkungsorientierte Planung & Evaluation von Projekten

DRK - Wirkungsorientiertes Projektmanagement - Wirkung@DRK

DRK - Wirkungsmessung - Wirkung@DRK

DRK - Wirkung messen: Indikatoren und Erhebungsmethoden - Wirkung@DRK

DRK - Wirkungsorientierte Projektanträge schreiben - Wirkung@DRK

DRK - Wirkungsorientierte Projektberichte schreiben - Wirkung@DRK

DRK - Wirkungsorientierte Formen der Finanzierung - Wirkung@DRK

DRK - Wirkungsorientiertes Projekt: TEILSEIN des DRK-Landesverbands Schleswig-Holstein - Wirkung@DRK

DRK - Wie funktioniert Stakeholdermanagement? - Wirkung@DRK

DRK - Stakeholdermanagement Vertiefung - Wirkung@DRK

Einen ersten Überblick zur wirkungsorientierten Planung von Projekten geben wir hier.

Die Materialsammlung wird laufend erweitert.

Vorlagen Projektplanung
Spätestens, wenn eine Evaluation angedacht ist, sollte auch das Projekt, das evaluiert werden soll, klar definiert werden. Hier findet sich eine Methodensammlung zur Projektplanung.
Videos: Wirkung@DRK
Alle Erklärvideos für den ersten Einstieg in das Thema wirkungsorientierte Projektplanung

Bevor Sie eine Evaluation planen, stellen Sie sicher, dass ihr Projekt klar definiert ist: Haben Sie Ziele, Zielgruppen und Maßnahmen eindeutig beschrieben? Passen die einzelnen Elemente des Projekts sinnvoll zusammen? Ist der rote Faden Ihres Projektes klar zu erkennen?

Foto eines Evaluationsplans aus einem Workshop

Vorlage Workshop Evaluationsplanung
Beispielhafter Ablauf (Themen & Vorgehen) eines Kick-off Workshops zur Planung einer Projektevaluation
Tipps zur Formulierung von Evaluationsfragen
Praxistipps zur Formulierung von guten Evaluationsfragen
Vorlage Entscheidungsmatrix Evaluation
Matrix zur Festlegung von Verantwortlichkeiten für Entscheidungen im Laufe der Evaluation
Vorlage Kosten- und Finanzierungsplan
Vergessen Sie nicht, die Kosten für die Evaluation in der Projektkalkulation mitzudenken
(Unsere Empfehlung: 5-10 % des Projektbudgets für Evaluation einplanen)
Vorlage Evaluationsplan
Evaluationsplan für interne oder Selbstevaluation
Vorlagen Projektplanung
Wirkungsorientierte Projektplanung
Bevor Sie eine Evaluation planen, stellen Sie sicher, dass Ihr Projekt klar definiert ist. Haben Sie Ziele, Zielgruppe und Maßnahmen eindeutig beschrieben? Nützliche Informationen und Vorlagen dafür finden Sie hier.

Die Evaluationsplanung legt Ziele, Methoden und Ressourcen für die Bewertung eines Projekts fest, um eine effiziente und aussagekräftige Evaluierung zu gewährleisten. Sie sollte frühzeitig, idealerweise während der Projektplanung, beginnen. Um zu klären, welche Ziele mit der Evaluation verfolgt werden, welche Fragen beantwortet werden sollen und welche Methoden sich dafür unter Berücksichtigung der zur Verfügung stehenden Ressourcen möglicherweise eignen, empfehlen wir eine offene, partizipative Diskussion, zum Beispiel im Format eines Workshops.

Teaserbild für die verlinkten Unterlagen

Anleitung zur Beauftragung externer Evaluationen
Eine Übersicht der einzelnen Schritte zur Ausschreibung einer externen Evaluation inkl. Verweis auf die verschiedenen Vorlagen.
Vorlage Leistungsbeschreibung Evaluation
Die Leistungsbeschreibung fasst die Überlegungen des Teams zu den Evaluationsfragen und -zielen zusammen. Sie dient Bietenden als Grundlage für ein inhaltliches und methodisches Angebot.
Vorlage Öffnungsprotokoll Vergabeunterlagen
Vorlage eines Protokolls zur Öffnung der Angebote im Vergabeprozess
Vorlage Matrix Bewertung Qualitätskriterien
Vorlage einer Matrix zur Bewertung der Qualitätskriterien im Vergabeprozess
Vorlage Auswertungsmatrix der Vergabeunterlagen
Vorlage einer Matrix zur Auswertung verschiedener Angebote im Vergabeprozess
Vorlage Absage / Zusage Ausschreibung
Beispieltexte für Zu- bzw. Absage auf die Bewerbungen

Die Ausschreibung von Evaluationen entspricht vergabeseitig auch anderen Ausschreibungen. Wichtig ist insbesondere die Leistungsbeschreibung, die die Überlegungen des Teams zu den Evaluationsfragen und -zielen zusammenfasst. Die Leistungsbeschreibung dient Bietenden als Grundlage für ein inhaltliches und methodisches Angebot. Nehmen Sie sich daher ausreichend Zeit für diesen Schritt!

Die Vergabe des Evaluationsauftrags an ein Evaluationsinstitut folgt festgelegten Regeln und Schritten. Bevor ein Angebot angenommen werden kann, muss es nach der vorgegebenen Matrix ausgewertet werden.

Stellwand in einem Workshop, auf der die Unterschiede zwischen Evaluation und Monitoring geklärt werden.

Leitfaden Evaluationsmanagement
Übersicht der Verantwortlichkeiten und Aufgaben der Person, die die Evaluation koordiniert
Vorlage Evaluationsankündigung
Vorlage für eine Kurzbeschreibung für Fachkräfte, Ehrenamtliche und andere an der Evaluation Beteiligte oder Interessierte, die über die Evaluation informieren, Ängsten vorbeugen, zur aktiven Beteiligung ermutigen und Qualität sichern soll
Gliederung Evaluationsbericht
Hinweise zur Gliederung von Evaluationsberichten mit Verweis auf weitere Ressourcen als Grundlage zur Abstimmung mit den Dienstleistenden
Vorlage Kommunikationsplan
Vorlage für einen Kommunikationsplan mit konkreten Maßnahmen und Verantwortlichkeiten

In der Regel findet zu Beginn einer Evaluation ein Auftaktworkshop statt, bei dem das Evaluationsdesign, der zeitliche Ablauf sowie Formen und Prozesse der Zusammenarbeit abgestimmt werden.

Überlegen Sie, wie alle Akteure, die an der Evaluation, zum Beispiel als Datengebende, mitwirken sollen bzw. von den Ergebnissen betroffen sind, angemessen informiert werden können. Hierfür bietet sich eine Kommunikationsplanung an. Mindestens sollten alle Beteiligten zum Start der Evaluation über den Ablauf informiert werden.

Besprechen Sie rechtzeitig mit dem/der Evaluierenden, in welcher Form die Ergebnisse präsentiert und veröffentlicht werden sollen. Eine exemplarische Gliederung des Abschlussberichts kann hier helfen.

Vorlage Reflexionsworkshop
Vorlage für einen Workshop zur Reflexion des Evaluationsprozesses und sowie zur Erarbeitung von Lernpunkten auf Basis des Evaluationsberichts
Management Response Template
Die sog. "Management Response" bildet die Antwort des Projektteams auf die Evaluationsergebnisse und -empfehlungen. Die Vorlage kann im Reflexionsworkshop genutzt werden, um die Ergebnisse festzuhalten und weiter auszuarbeiten.
Vorlage Tatenmatrix
Vorlage zum Festhalten weiterer Aufgabenpakete und Verantwortlichkeiten, bspw. hervorgehend aus dem Reflexionsworkshop

Eine Evaluation dient dem nachhaltigen Lernen des Verbandes. Dafür müssen die Ergebnisse, Empfehlungen und Prozesse einer Evaluation diskutiert, lessons learned sichtbar gemacht und umgesetzt werden.

Um den Abschluss einer Evaluation sicherzustellen und das Lernen aus der Evaluation zu fördern, ist es wichtig, die Ergebnisse transparent zu kommunizieren.

Vier DRK Ansprechpartnerinnen zur Wirkungsanalyse in einem Innenhof — Ihre Ansprechpartnerinnen zu Wirkung und Evaluation

Sie haben noch Fragen?

Wenn Sie noch mehr zum Thema Wirkungsorientierung, Wirkungsanalyse und Organisationsentwicklung wissen möchten oder einfach in den Austausch mit uns kommen wollen – schreiben sie uns gerne eine E-Mail an impact(at)drk(dot)de.

Das Projekt wird gefördert durch die Glücksspirale.