Neue Herausforderungen und alternative Arbeits- und Kommunikationswege: Digitales Arbeiten im DRK

Besondere Herausforderungen

Die COVID-19-Pandemie verändert aktuell nicht nur generell Vieles im persönlichen und beruflichen Umfeld. Vielmehr sind wir aufgrund unserer Verantwortung über die Sicherstellung der zahlreichen Hilfe- und Betreuungsleistungen für verschiedenste Gruppen und Menschen nun besonders gefordert, unsere Arbeit auch unter veränderten Bedingungen aufrecht zu erhalten.

In unseren zahlreichen Einrichtungen wie beispielsweise in der Pflege, in Senioreneinrichtungen, im Rettungsdienst und unseren vielen weiteren Aufgabenfeldern bedeutet dies zum einen, dass unsere Mitarbeitenden weiterhin vor Ort sind und die Versorgung und den Schutz der Bevölkerung sicherstellen. Zum anderen heißt es in den vielen Verwaltungsbereichen des Roten Kreuzes, verstärkt auf digitale Infrastruktur und Möglichkeiten des mobilen Arbeitens zurückzugreifen.

Umstellung bestehender Arbeits- und Kommunikationsprozesse unabdingbar

Dies verlangt, bestehende Arbeits- und Kommunikationsprozesse drastisch umzustellen. Meetings können nicht mehr persönlich, sondern müssen über Videoplattformen oder durch Telefonkonferenzen erfolgen. Aufgaben und Arbeitsprozesse müssen anders als gewohnt organisiert und verteilt werden.

Doch wie bewerkstelligt man diese Umstellung? Wie gelingt es, ein Team in kürzester Zeit auf diese veränderte Arbeits- und Kommunikationsweisen umzustellen, sodass weiterhin effektiv gearbeitet werden kann? Und welche Anwendungen und Tools kann man dafür überhaupt nutzen, vor allem mit geringen oder dafür nicht vorhandenen finanziellen Ressourcen? 

Unsere Erfahrungen im digitalen Arbeiten

Sicherlich können wir diese Fragen nicht in all ihrer Komplexität beantworten. Wir wollen aber mit diesem Beitrag vor allem unsere Erfahrungen teilen, wie uns im Team der Kompetenzzentren seit Beginn unserer Arbeit Anfang 2019 digitales Arbeiten gelingt.

Übersicht: Tools für digitales Arbeiten

Wir haben daher eine Übersicht erstellt mit einer Bandbreite an verschiedenen Möglichkeiten, die uns alle im kollektiven Homeoffice unterstützen und Inspiration für diejenigen sein soll, die nun wie wir alle vor neuen Herausforderungen stehen. Die Übersicht kann erste Anhaltspunkte in diesem Veränderungsprozess liefern, die entsprechende Lösung muss aber natürlich immer unter Berücksichtigung der individuellen Bedarfe der jeweiligen Einrichtung, des jeweiligen Teams und der dortigen Ausgangslage gewählt werden. Sie können sich jederzeit gerne bei uns melden, falls Sie sich hierzu gerne austauschen möchten.

Vier Tipps für effektives digitales Arbeiten

In den Kompetenzzentren arbeiten wir seit unserem Start letztes Jahr größtenteils remote. Digitale Projektmanagement-Tools, Kommunikationsplattformen und kollaborative Werkzeuge sind für uns also unabdingbar, um unsere Arbeit zu organisieren und im regen Austausch zu bleiben.

Aus unserer Erfahrung im letzten Jahr wollen wir vier zentrale Erkenntnisse teilen, die sich für uns in unserer Zusammenarbeit als essenziell erwiesen haben:

1. Infrastruktur für kollaboratives Arbeiten: Grundlegend muss für alle Teammitglieder transparent und nachvollziehbar sein, welche Infrastruktur für Absprachen, Meetings (Videokonferenz, Messenger etc.) oder die Arbeitsorganisation genutzt wird. Eine digitale Abbildung der Aufgabenverteilung und des Projektmanagements beispielsweise kann die Organisation und Zusammenarbeit im Team extrem erleichtern und schafft die nötige Transparenz über den aktuellen Stand der Aufgaben, Arbeitsziele und Verantwortlichkeiten.
2. Tägliche Check-ins: Durch einen täglichen 10-minütigen Team-Check-In am Morgen schaffen wir enge Vernetzung, Nähe trotz geografischer Distanz und insbesondere das Gefühl, an einer gemeinsamen Mission zu arbeiten. Auf der Agenda stehen dabei diese Fragen: Wie geht es mir? Was sind heute meine Prioritäten? Welche Fragen habe ich ans Team bzw. wo benötige ich Unterstützung?
3. Angemessene Anzahl an Meetings mit klarer Struktur und Agenda: Digitale Meetings brauchen, wie auch analoge Treffen, eine klare Struktur und einen festgelegten Zeitrahmen. Nicht alle Absprachen müssen durch Meetings erfolgen, effektiv können und sollten dafür auch entsprechende Anwendungen zum Projektmanagement und zur Arbeitsorganisation genutzt werden. Meetings sollten immer einem klaren Format und einer für alle transparenten und nachvollziehbaren Agenda folgen. Zudem sollte durch klare Rollenverteilung und Verantwortlichkeiten (ModeratorIn, ProtokollantIn etc.) geregelt sein, wie die Dokumentation und ein gezielter Ausgang mit Ergebnissen, sichergestellt werden.
4. Proaktivität, Transparenz und Vertrauen im Team: Transparenz darüber, wer wann wie verfügbar ist, stellt einen regen Austausch sicher und beugt Kommunikationslücken vor. Für viele mag es einfacher sein, der Kollegin oder dem Kollegen, welcher/r direkt gegenübersitzt, eine Frage zu stellen oder zusammen eine ad-hoc-Aufgabe zu bearbeiten. Das Wissen darüber, wer im Team wann verfügbar ist und welche Kapazitäten er oder sie hat, schafft jedoch die nötige Transparenz zu einem effektiven und zielgerichteten Austausch. Micromanagement ist für uns nicht hilfreich, stattdessen setzen wir als Team auf klare Ziele und Prioritätensetzung, die dann als Aufgaben verteilt und umgesetzt werden. Ein gemeinsamer Kalender schafft Überblick über Erreichbarkeit und Verfügbarkeit.

Digitales Arbeiten ist sicher anfangs eine Herausforderung, gemeinsam im und mit dem Team kann sich aber auch so eine produktive und effektive Zusammenarbeit und vor allem Teamspirit entwickeln. Bei Interesse oder spezifischen Fragen tauschen wir uns sehr gerne direkt mit Ihnen aus – melden Sie sich per E-Mail bei innovation-digitalisierung(at)drk(dot)de.