Der Startschuss
Im Februar hatten wir im Blog bereits über den Weg des BRK-Kreisverbandes Rosenheim zur Digitalstrategie geschrieben. Im Projekt-Kick Off wurde der Weg für das Projekt festgelegt und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über unsere Ziele und Projektbausteine informiert. Neben der Arbeitsgruppe zur Digitalstrategie sind auch drei Arbeitsgruppen für einzelne Sofortmaßnahmen gegründet: die AG Fundraising führt ein zentrale Fundraisingsoftware ein und überarbeitet die Spenderprozesse. Die AG Kundendatenbank kümmert sich um die Digitalisierung unserer Kundenkontaktpunkte und die Einführung eines CRM-Systems. Die AG Zusammenarbeit wiederrum kümmert sich im Innenverhältnis um eine moderne Kommunikations- und Kollaborationsplattform. Die einzelnen Arbeitsgruppen werden dann in der Projekt-Steuerungsgruppe zusammengeführt.
Abbildung 1: Die Projektorganisation mit den Mitwirkenden und ihren Rollen.
Zusammen mit der Projekt-Steuerungsgruppe wurden neben der Festlegung der Projektorganisation auch die Rollen im Projekt und der Kommunikationsplan festgelegt. An definierten Meilensteinen wird der aktuelle Stand im Prozess geprüft, gegebenenfalls werden Korrekturen vorgenommen. Für uns sehr wertvoll ist die Unterstützung durch die Kompetenzzentren Digitalisierung des DRK-Generalsekretariats. Die Kolleginnen und Kollegen sind als Projekt-Coach zur Stelle und begleiten den Prozess zur Strategie.
Digitalisierung im Schnelldurchlauf
Genau eine Woche nach dem Projekt Kick-Off wird mit der Feststellung des Krisenfalls im Kreisverband klar: Das Jahr und auch das Digitalisierungsprojekt werden anders verlaufen als geplant. Die Corona-Pandemie hat uns fest im Griff, und das betrifft nicht nur die Hilfeleistung, sondern auch den internen Betrieb. Innerhalb kürzester Zeit werden Notebooks, Headsets und Webcams beschafft und die Kolleginnen und Kollegen der Geschäftsstelle provisorisch in die Heimarbeit geschickt. Mittels VPN ist ein Zugriff auf die Daten im BRK-Rechenzentrum möglich, und MS Teams sowie der Softphone-Client für die Telefonanlage ermöglichen die Kommunikation intern und extern.
Abbildung 2: Die Arbeit des Krisenstabs wurde kurzerhand ins Netz verlagert um eine Ansteckung im engen Stabsraum zur verhindern.
Bei vielen Kolleginnen und Kollegen funktioniert die kurzfristige Umstellung gut. Aber auch Probleme zeigen sich: Viele Unterlagen sind nur in Papier vorhanden, Prozesse haben „analoge“ Schnittstellen und Systembrüche, einige Anwendungsprogramme stehen zu Hause nicht zur Verfügung, und auch die Kolleginnen und Kollegen fehlen in der täglichen Arbeit. Es wird so gut es geht gegengesteuert. Dazu gehören zum Beispiel der regelmäßige Austausch per Video, digitaler Briefdruck und -versand, ein Kurierdienst zur Lieferung wichtiger Unterlagen nach Hause und eine Informationssammlung mit Online-Schulungen zum Umstieg in die Remote-Arbeit.
Viel Input für das Digitalisierungsprojekt
Nach der coronabedingten Zwangspause geht’s im eigentlichen Projekt seit Mitte Mai weiter. Digital natürlich. Viele der gemachten Erfahrungen sind in die Ist- und Bedarfsanalyse eingeflossen. Dabei wurden den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie dem Ehrenamt die Möglichkeit gegeben, sich zu beteiligen. Die zahlreichen Rückmeldungen wurden durch die AG Strategie gesichtet, kategorisiert und bewertet. Es zeigt sich, dass die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten sowie die Kommunikation über MS Teams als wertschöpfend angesehen werden. Probleme gibt es im Zusammenspiel mit der „analogen“ Welt, den vielen Unterlagen in Papier und der fehlenden Schnittstellen in den Systemen.
Abbildung 3: Die Ergebnisse der Ist-Analyse und der Bedarfsabfrage.
Zusammen mit der Wettbewerbs- und Technologietrendanalyse bilden sie nun die Grundlage für die zukünftige Strategie. Unser Zeitplan ist eng gesteckt: Bis Oktober 2020 soll das Strategiepapier stehen und durch den Vorstand des Kreisverbandes beschlossen werden. Bis dahin sind noch einige Schritte im Prozess notwendig, um zu einer gemeinsamen Vision und Strategie zu kommen.
Die digitale Transformation lässt sich nicht mehr aufhalten
Die Coronakrise war so nicht geplant. Sie hat aber sicher einen großen Anteil an der Geschwindigkeit, in der die Maßnahmen in den letzten Monaten umgesetzt wurden. Als Treiber hat sie dazu geführt, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter inzwischen vieles als selbstverständlich ansehen. Dazu gehört etwa die Verwendung neuer, digitaler Tools, aber auch das Verständnis der neuen Arbeitsweise hat sich weiterentwickelt. Die zusammen mit dem Kompetenzzentrum Digitalisierung angebotenen Online-Seminare zu agilem Arbeiten wurden durch die Teilnehmerinnen und Teilnehmer angenommen und sukzessive umgesetzt. Das erfordert Zeit und Freiheiten für die Beteiligten, zusammen mit einer veränderten Einstellung und Offenheit zur modernen Arbeitswelt. Mit unserem Projekt sind wir hier die ersten Schritte zu „New Work“ gegangen und auch wenn es noch viele Schritte braucht, bis wir ans Ziel gelangen, so sind wir auf dem Weg.
Der BRK-Kreisverband Rosenheim wird über die Herausforderungen, Umsetzung und Erkenntnisse ausführlich in einem Vortrag bei der DRK-Digitalkonferenz eingehen.
Autor: Marco Laner (Bereichsleitung Verwaltung)
Kreisverband Rosenheim, Bayerisches Rotes Kreuz