Auf Anfrage des DRK-Landesverband Westfalen-Lippe e.V. hat sich Herr Vowinkel, Geschäftsführer der DRK Soziale Dienste Meschede gGmbH, für die Einrichtung einer Migrationsberatung für erwachsene Zuwanderer an mehreren Standorten im Hochsauerlandkreis entschieden. Da uns alle Wege offenstanden, die Migrationsberatung selbstständig aufzubauen, brachte uns unser Geschäftsführer mit seinem Interesse an der Digitalisierung in der Wohlfahrt darauf, mit wenig Papier und überwiegend auf elektronischem Wege zu arbeiten. Zunächst konnten wir uns ein rein papierfreies Arbeiten nicht so richtig vorstellen, doch er konnte uns mit aussagekräftigen Beispielen und eigener Erfahrung in der Digitalisierung überzeugen.
Mehr Produktivität
- Durch Digitalisierung ist es möglich große Datenmengen von überall abzurufen. Lästiges Aktenschleppen ist nicht mehr notwendig.
Keine Suche nach Akten/Dokumenten
Durch organisierte Ordnerstrukturen können Aktenvorgänge systematisch abgelegt, gesucht und weiterbearbeitet werden.
Keine abgegriffenen Akten
Durch die Speichervorgänge in der Cloud sind die Aktenvorgänge mehr oder weniger unzerstörbar. “Jeder Ausdruck einer Akte sieht aus wie Neu.“
Ein besserer Überblick durch strukturierte Ordner
Schnelles auffinden diverser Vorgänge (Fallakten/Daten/Briefe).
Zeitsparender
Keine doppelte Aktenführung durch ortsunabhängige EDV-Eingabe.
Kostenreduzierung
Druckkosten sowie hochpreisige Wartungsverträge von Kopiergeräten reduzieren sich deutlich.
Mehr Platz im Büro
Meterlange Aktenstapel entfallen durch die digitale Ordnerstruktur.
Einfache Mobilität
Durch die Handlichkeit der eingesetzten Tablets und deren Zubehör ist es einfach, ortsunabhängig arbeiten zu können.
Aller Anfang ist schwer!
Diese Vorteile haben uns schlussendlich von einem papierlosen Büro überzeugt. Mit PCs für unser Büro waren wir schon ausgestattet. Für auswärtige Beratungen und Dienstreisen haben wir uns für Tablets mit passendem Zubehör entschieden. Da wir von Beginn an im Aufbau der Beratungsstelle waren und noch keine festen Arbeitsstrukturen bestanden, erfassten wir von Anfang an alles digital. Zunächst haben wir uns ausprobiert und mit der neuen Technik herumexperimentiert. Eine passende Ordnerstruktur zu finden, war nicht einfach und ist ziemlich zeitaufwendig. Immer wieder fielen uns im Umgang mit den von uns geschaffenen Strukturen auf, dass verschiedene Aspekte hierbei durchaus noch zu optimieren waren und noch sind.
Unser anfangs eher skeptischer Blick beim Gedanken, die alten Verhaltensmuster gewohnter Arbeitsweisen abzulegen und nur noch auf digitalem Wege zu arbeiten, verlor sich, weil sich die anfangs erhofften Vorteile immer mehr bestätigten und sich Weitere ergaben. Ergänzend zum Arbeiten mit dem Desktop-Computer, erwies sich das Tablet als wertvolles Hilfsmittel, noch effektiver und effizienter arbeiten zu können.
Nicht nur das Büro wirkt geordneter, sondern auch unsere Arbeitstaschen sind nicht mehr so vollgepackt mit „analogen“ Büromaterialien. Dennoch war auch hier die Umgewöhnung schwierig, wirklich nur das Tablet mitzunehmen – anfangs haben wir uns gegenseitig gefragt, ob wir auch nichts vergessen haben, obwohl wir wussten, dass alle für den Fall benötigten Daten/Formulare nun in digitaler Form auf der von uns genutzten Cloud von überall abzurufen waren. Aus Sicherheitsgründen und um an allen Orten gleichermaßen arbeiten zu können, legen wir alle Daten in einer Cloud ab. Außerdem nutzen wir einen Remote Desktop, greifen also mit unserem Tablet aus der Ferne auf unseren Büro-Rechner zu.
Allerdings wird man bei dem Umstieg in die digitale Arbeitswelt vor neue Herausforderungen gestellt, denn die digitale Arbeitsweise benötigt nicht mehr Stift und Papier, sondern Akku und Netzkabel. Diese können auch mal leer oder nicht mehr vorrätig sein. Aber man lernt ja aus Fehlern und hat deshalb immer eine kleine Notreserve dabei (zweites Ladekabel, und als Sicherheit auch noch einen kleinen Block und Stift).
Hat man sich aber erstmal an die Arbeit mit den neuen Medien gewöhnt, möchte man diese nicht mehr missen. Gerade durch unsere mobilen Außeneinsätze zeigte sich wie praktisch die digitale Dateneingabe und ihre ortsunabhängige Abfrage ist, sodass eine Nacharbeit nicht mehr nötig ist. Der zum Tablet gehörende Stift erzielt eine weitere Arbeitserleichterung, da unsere Adressaten verschiedene Formulare direkt auf dem Tablet unterschreiben können und somit wieder Zeit und Papier eingespart wird.
Auf Dienstreisen erwies sich das Protokollieren über den digitalen Weg als zielführend und zeitsparend. Alle Mitschriften werden direkt in die passenden Ordner gespeichert und sollte mal kein WLAN zu Verfügung stehen, ist es durch unsere Diensthandys möglich, einen Hotspot einzurichten, um auf das Internet zuzugreifen. Über die Kamerafunktion des Tablets ist es z.B. möglich, wichtige erarbeitete Ergebnisse in den verschiedenen Seminaren/Netzwerktreffen abzufotografieren und zu den passenden Mitschriften zu speichern.
Fazit:
Fassen wir zusammen: Es ist eindeutig ein komplettes Umdenken, wenn entschieden wird, überwiegend digital zu arbeiten. Alte Arbeitsmuster abzulegen und sich eine komplett neue Arbeitsweise anzueignen, ist anfangs schwer denkbar. Und genau hier liegt das Problem! Dieses sich „Nicht-vorstellen können oder wollen‘‘ hindert viele Menschen an der Digitalisierung im beruflichen Kontext. Das Einlassen auf die digitale Arbeitsweise erfordert Disziplin und Ehrgeiz, wird aber bei konsequenter Weiterführung durch viele Erleichterungen des Arbeitsalltages belohnt.
„Es wird mal wieder Zeit für einen Mutausbruch“
Autorinnen:
Frau Feldhege und Frau Kotthoff
DRK Soziale Dienste Meschede gGmbH
E-Mail: mbe(at)drk-meschede(dot)de