In diesem Blogeintrag wollen wir von unserer persönlichen Erfahrung zum Start im Team der Kompetenzzentren Digitalisierung berichten, Hürden und Chancen aufzeigen sowie ganz praktische Tipps geben, wie die Einarbeitung in remote arbeitenden Teams gut gelingen kann.
Ankommen im Team – aber wie im digitalen Raum?
Eine große Herausforderung, die bei der digitalen Einarbeitung im Vergleich zur analogen auftritt, ist die Entwicklung eines Teamgefühls und das Kennenlernen der neuen Kolleginnen und Kollegen. Fehlende Austauschmöglichkeiten bei Terminen, in der Mittagspause oder kurz beim Kaffeekochen in der Küche, erschweren das. Umso wichtiger ist es, solche Austauschformate im digitalen Raum zu etablieren, um soziale Nähe zum Team auch ohne Präsenztermine zu schaffen.
Bei uns in den Kompetenzzentren Digitalisierung sieht das so aus: Neben einem regelmäßigen wöchentlichen Termin per Videochat, bei dem die wichtigsten teaminternen Aufgaben verteilt werden und sich zum Stand der Projekte ausgetauscht wird, gibt es morgendliche Austauschrunden zu anstehenden Aufgaben des Tages. Als digitaler Ersatz für den kurzen Plausch in der Küche trägt dieses viertelstündige Format zum Start des Tages sehr dazu bei, dass alle auf dem Laufenden bleiben und sich regelmäßig sehen. Trotz der Kürze leistet es für das Teamgefühl einen wichtigen Beitrag.
Um die Kolleginnen und Kollegen aber auch abseits der Arbeitsthemen kennenzulernen, wurde ein Matching etabliert. Zu Beginn der Woche wird das Team zufällig in Zweier-Gruppen aufgeteilt. Diese Paare erstellen sich eigenverantwortlich einen halbstündigen Austauschtermin im Laufe der Woche. Über welche Themen gesprochen wird, ist dabei offen. Alles ist denkbar: Neue Lauftechniken, der anstehende Urlaub oder Kochtipps in der Coronazeit.
Zusätzlich zum Austausch mit den Kolleginnen und Kollegen ist auch das regelmäßige Gespräch mit der Führungskraft für das Einleben und Ankommen von großer Bedeutung. Ein anfangs wöchentlicher und später (bei uns ab Woche 7) zweiwöchiger Termin macht diesen regelmäßigen Austausch auch im Home Office möglich. Dabei wurden Themen wie das bisherige Ankommen im Team und erste Planungsschritte für eigene Projekte besprochen. Aber auch die Herausforderungen vor die das Team und jeder und jede Einzelne durch Corona gestellt wurde, kamen zur Sprache. Mehr zum Thema Digitale Führung erfahren Sie im Beitrag “Digitale Führung in Zeiten von Corona”.
Einarbeitung & Wissensvermittlung
Wie stellt man sicher, dass neue Mitarbeitende alle relevanten Prozesse im Haus kennenlernen, wissen wer für welches Thema zuständig ist und wie die internen Abläufe funktionieren? Wenn die intensive Begleitung vor Ort ausfallen und die Einarbeitung im Home Office selbst strukturiert werden muss, können zusätzlich zum regelmäßigen Austausch mit dem Team folgende Punkte hilfreich sein:
Eine Ansprechpersonformulieren, die sich um die Einarbeitung kümmert, über entsprechende zeitliche Ressourcen verfügt und tatsächlich ansprechbar ist für die neue Kollegin oder den neuen Kollegen. Das kann (auf begrenzte Zeit) durch einen Buddy passieren. Denkbar ist auch, dass neue und bestehende Mitarbeitende mit thematischen Überschneidungen für einen längeren Zeitraum zusammenarbeiten und sich gegenseitig unterstützen. Neue Personen profitieren dabei von der Erfahrung langjähriger Mitarbeitender. Gleichzeitig bringen neue Mitarbeitenden einen frischen Blick auf Projekte und interne Abläufe mit, die zur stetigen Verbesserung der Projekte beitragen können.
Wrike-Board für die Einarbeitung erstellen: Nutzung eines digitalen Boards, mit dem Aufgaben und die ersten Wochen strukturiert werden können (ähnlich einer Kanban-Wand mit To-Do, In Bearbeitung, Erledigt und Pausiert) sowie Verlinkungen z. B. zu einzelnen Dokumenten und Ordnern möglich sind.
Prozesse verschriftlichen und Checklisten erstellen als Orientierungshilfe und Grundlage gezielte Fragen zu Abläufen und Prozessen. Tipp: Diese Dokumente sollten kontinuierlich auf Basis von Feedback der neuen Mitarbeitenden ausgearbeitet und vervollständigt werden.
Es gibt viele Möglichkeiten, wie wir neuen Mitarbeitenden das Ankommen in remote arbeitenden Teams ermöglichen können. Wie auch bei der Einarbeitung vor Ort ist es wichtig, Möglichkeiten zum Austausch und zur niedrigschwelligen Klärung von Rückfragen zu bieten. Haben Sie selbst in den vergangenen Monaten Mitarbeitende eingearbeitet und noch weitere Ideen und nützliche Tools, wie wir unser digitales Onboarding weiter verbessern können, erzählen Sie es uns unter Innovation-Digitalisierung(at)drk(dot)de
Autorinnen: Nadine Kaiatz und Anna-Lena Kose