Erfahrungsbericht: 9 Monate wirkungsorientierte und agile Ziele im Team Finanzierung und Impact

Startschuss agiles Zielsystem

Wir haben uns ganz schön was vorgenommen, als wir uns Anfang des Jahres trafen, um unseren ersten Arbeitszyklus mit dem neuen Zielsystem zu starten. Das Team wünschte sich agiler und mehr über Themenbereiche hinweg zusammen zu arbeiten. Als Mittel zum Zweck fiel die Wahl auf ein agiles Zielsystem: Objectives und Key Results kurz “OKR”. Dieses Rahmenwerk zeichnet aus, dass es verschiedene Zielebenen gibt, die in kurzen Zyklen (idealtypisch 3-Monate) geplant, bearbeitet und evaluiert werden. Orientierung geben Jahresziele. Auf der Ebene darunter werden alle drei Monate qualitative Ziele (Objectives) und zugehörige Kernergebnisse (Key Results) durch das Team definiert. Zwei Punkte sind hier wichtig festzuhalten: a) Die Ziele werden durch das Team selbst definiert und dienen nicht der Leistungsüberwachung. b.) Die verschiedenen Ebenen bauen aufeinander auf: Das 3-Monatsziel, ist ein Schritt zur Erreichung des Jahresziels und die Kernergebnisse sind unsere Standortbestimmung, ob wir auf dem richtigen Weg zur Erreichung des 3-Monat-Ziels sind.

Wo steckt die Agilität?

Die beschriebenen Zielebenen sind an sich noch nicht agil. Neben der Zielhierarchie zeichnet sich das OKR-Rahmenwerk vor allem durch den begleitenden Prozess aus: Der Prozess ähnelt zum Beispiel dem Scrum-Prozess. (Hinweis: Scrum ist ein Rahmenwerk für agiles Projektmanagement, das aus der IT kommt.) Zu Beginn erarbeitet das Team Jahresziele sowie Objectives und Key Results für die nächsten drei Monate. Nach drei Monaten, kommt das Team wieder zusammen und überprüft in einem “Review” welche Ziele erreicht wurden und woran es lag, dass andere Ziel nicht erreicht werden konnten. Um Anschluss reflektiert das Team in einer “Retrospektive” die Zusammenarbeit im Team. Leitfragen dazu sind: Was hat gut geklappt? Wo hat es gehakt? Was müssen wir verändern? Im Anschluss daran plant das Team Objectives und Key Results für die nächsten drei Monate. Während des Arbeitszyklus, tauscht sich das Team wöchentlich darüber aus, was die Teammitglieder machen, um den definierten Zielen näher zu kommen und verteilen Arbeitspakete.DRK/Lara Seidel

Die Merkmale von OKR sind:

• Transparenz: Ziele werden zusammen im Team erarbeitet. Über den Bearbeitungsstand tauscht sich das Team regelmäßig aus. Die OKR werden für alle im Team sichtbar dokumentiert.
• Kommunikation: Wöchentliche, kurze Absprachen sowie die anderen Meetingformate erhöhen die zielorientierte Kommunikation innerhalb von Teams.
• Engagement: Teams geben sich ihre OKR selbst. Daher stehen sie mit großem Engagement hinter den gesetzten Zielen.
• Agilität: Die kurzen Zyklen fördern Agilität und ermöglichen bei Bedarf frühzeitiges Umsteuern der Aktivitäten.

Wirkungsorientierte Ziele

Eine Methode sollte nie ein Selbstzweck sein. Deshalb haben wir das Zielsystem für uns angepasst. Anstelle der Jahresziele haben wir mittelfristige Wirkungsziele (sogenannte „Outcome-Ziele“) definiert. Sie beschreiben Veränderungen, die wir bei unseren Zielgruppen erreichen wollen, sowie Veränderungen in unseren Organisationsstrukturen und -prozessen, durch die unsere Arbeit für unsere Zielgruppen wirkungsvoller werden soll. Am Ende jedes Jahres reflektieren wir die Outcome-Ziele und nehmen bei Bedarf Anpassungen vor. Den Outcome-Zielen übergeordnet haben wir zudem Impact-Ziele definiert: Veränderungen auf gesellschaftlicher Ebene, zu denen wir durch unsere Arbeit langfristig beitragen wollen. Eines unserer übergeordneten, langfristigen Impact-Ziele ist es, durch unsere Arbeit dazu beizutragen die Strukturen der Wohlfahrt in Deutschland wirkungsorientierter zu gestalten, um mehr sozialen Zusammenhalt und Integration zu ermöglichen. Durch die Erreichung unserer mittelfristigen Wirkungsziele kommen wir den Impact-Ziele Schritt für Schritt ein wenig näher. Zudem geben uns die Impact-Ziele Orientierung für strategische Entscheidungen.

Unsere Ziele und wie wir arbeiten

Wir arbeiten in unserem Team an verschiedenen Themenfeldern, die alle unter die Überschrift “Finanzierung und Impact” fallen. Bis Ende des Jahres haben wir uns unter anderem folgende Ziele gesetzt:

Über die anstehenden Aufgaben zu den einzelnen Themen tauschen wir uns im Team alle zwei Wochen aus. Dies steigert die Transparenz unter uns über unsere verschiedenen Arbeitsbereiche und ermöglicht uns zugleich Synergien schnell zu erkennen und Kapazitäten im Team besser zu nutzen. Konkret bedeutet dies: Wir schauen alle zwei Wochen auf die anstehenden Aufgaben und verteilen diese im Team entsprechend der Kapazitäten der einzelnen Teammitglieder. im Team. Am Ende des Jahres werden wir uns wieder treffen und unsere Objectives und Jahresziele evaluieren. Zudem führen wir am Ende eines jeden Zyklus eine Retrospektive durch. Dies ist ein verbreitetes Vorgehen im agilen Arbeiten. In einer Retrospektive schauen wir nicht mehr auf die Zielerreichung, sondern reflektieren unsere Art und Weise der Zusammenarbeit im Team. Für mich persönlich ist dies das zentrale Element unseres Zielsystems. Dadurch, dass wir regelmäßig auf unsere Zusammenarbeit schauen, erkennen wir Reibungspunkte frühzeitig und können mögliche Lösungen schnell testen. Das verbessert unsere Zusammenarbeit im Team und führt gleichzeitig dazu, dass das Zielsystem vom ganzen Team getragen wird, da wir es genau so anpassen, wie es für uns als Team Sinn macht.DRK/Lara Seidel

Was wir gelernt haben

Durch die regelmäßige Reflexion lernen wir kontinuierlich und bewusst dazu. Zum Beispiel haben wir zu Beginn des Jahres noch ein wöchentliches Austauschformat durchgeführt. Das haben wir nach den ersten drei Monaten auf ein zwei-wöchentliches Format verändert und sind damit sehr zufrieden. Ab dem nächsten Jahr wollen wir zudem statt im idealtypischen 3-Monats-Zyklus auf einen 4-Monats-Zyklus wechseln, da dieser besser zu unserer Arbeitsrealität passt. Jedes Objective (3-Monatsziel) hat eine Person, die die Umsetzung des Ziels sicherstellt. Auch diese Rolle haben wir explizit im zweiten OKR-Zyklus eingeführt und feilen auch weiter an der idealen Ausgestaltung dieser Rolle. Ein anderes Thema, bei dem wir noch auf dem Weg zu einer Lösung sind, ist die Anzahl der 3-Monatsziele, die wir uns pro Zyklus vornehmen. Hier können wir noch keine eindeutige Antwort geben, aber tendenziell sind (wie so oft) weniger Ziele besser, um den Fokus zu halten. Dabei ist eine zentrale Frage auch für wie viele 3-Moantsziele eine Person verantwortlich ist.DRK/Anna-Patricia Schmiß

Wie oben beschrieben, möchten wir in den nächsten Monaten weiter an unseren beiden Teamseiten arbeiten. Wenn Sie Wünsche haben zu Informationen oder Angeboten, die Sie gerne auf unseren Webseiten („Schulungsangebote Wirkungsorientierung“ und „Förderberatung für Mitgliedsverbände des DRK e. V.“) finden möchten, schreiben Sie uns eine E-Mail an impact(at)drk(dot)de. Natürlich freuen wir uns auch über Fragen und Anregungen zu unserem Zielsystem!