Lego Männchen Workshop
Tom Maelsa / DRK

Digitale Kita mit den Kompetenzzentren


Digitalisierung bei den Kleinsten in unserer Gesellschaft bleibt eine besondere Herausforderung. Diese Seite zeigt Ihnen verschiedenste Anwendungsbeispiele für die Digitalisierung unserer Kindertagesstätte und allen dazugehören Bereichen.

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Digitale Verwaltung, Kommunikation & Dokumentation in der Kita

Digitalisierung von Verwaltungs- und Organisationsprozessen durch die passende Kita-Software

Neben der pädagogischen Arbeit gehören viele verschiedene Verwaltungsprozesse zum Alltag von Kindertageseinrichtungen. Familien zu informieren, Rückmeldungen einzuholen, Abmeldungen der Kinder zu übermitteln oder auch Dokumentationen der Entwicklungsfortschritte durchzuführen, Abrechnungen abzuwickeln und Dienstpläne zu erstellen ist enorm zeitaufwendig. Digitale Lösungen können hier viele Prozesse vereinfachen und Kita-Leitungen und -Teams entlasten. Mittlerweile gibt es zahlreiche Softwareangebote, die auf die Bedarfe von Kindertageseinrichtungen abgestimmt sind und ein breites Spektrum an Funktionen bieten. Dabei ist es gar nicht so einfach, eine passende Auswahl zu treffen.

Hier erfahren Sie, wie Sie die richtige Software für Ihr Team und Ihre Kita auswählen, wie Sie die Einführung einer solchen Software erfolgreich gestalten und auf welche Softwareangebote Sie zurückgreifen können.

Leitfaden zur Softwareeinführung

Unser Leitfaden zur Softwareeinführung kann hier Abhilfe schaffen und bei der Einführung einer Kita-Software unterstützen. Der Leitfaden fokussiert die notwendigen Schritte zur Anschaffung einer Software für Verwaltungsaufgaben und/oder zur Kommunikation mit den Familien. Auch die medienpädagogische Arbeit sollte immer eine Rolle bei der Überlegung zur Anschaffung einer solchen Software spielen.  Zum einen, weil angeschaffte Hardware auch für die Arbeit mit den Kindern genutzt werden kann. Zum anderen, weil die betrachteten Programme zum Teil auch die Nutzung durch die Kinder ermöglichen und sie mit einbeziehen, zum Beispiel bei der Erstellung des Portfolios.

Laden Sie unseren Leitfaden zur Softwareeinführung in der Kindertagesstätte hier als PDF herunter.

Die passende Auswahl

Ergänzend zum Leitfaden zur Softwareeinführung haben wir mit dem Digi-Kompass außerdem einen Kriterienkatalog erstellt, der Sie bei der Auswahl von Softwarelösungen und anderen digitalen Werkzeugen für die Kita unterstützen kann. Der Digi-Kompass deckt dabei viele verschiedenen Themenbereiche, wie Zielgruppe, Funktionen, Handhabung, technische Gegebenheiten, Datenschutz und Kosten ab.

Hier können Sie den Digi - Kompass direkt herunterladen.

Ob die gewählte Software wirklich die richtige Wahl ist, wird sich erst mit der Zeit zeigen. Nach ca. einem Jahr können Sie sich im Team die Zeit nehmen und mithilfe dieses Fragebogens ihre ausgewählte Software evaluieren. 

So kann die Einführung einer Kitasoftware gelingen!

Die Einführung einer Softwarelösung in der Kita ist natürlich mit einigen Herausforderungen und vor allem Arbeit verbunden. Aber der Aufwand wird sich lohnen, denn schon bald werden viele Prozesse deutlich schneller und einfacher umsetzbar sein und auch das Angebot der Kita für die Kinder und deren Familien kann dadurch erweitert werden. Bei der Einführung einer neuen Software ist es besonders wichtig, alle Beteiligten rechtzeitig mit ins Boot zu holen, dazu gehören Familien, Kinder, Ihr zuständiger Kreisverband und vor allem Ihr Kita-Team.  

Geeignete analoge und digitale Methoden 

Wir haben im Folgenden einige digitale und analoge Methoden gesammelt, die Sie bei der Einführung einer Kita-Software gemeinsam mit Ihrem Team unterstützen können.

1. Visions- und Zielentwicklung

2. Anforderungsanalyse

3. Evaluation

4. Zeitplan

Zusatz:

Das Angebot an Softwarelösungen ist groß!

Der Markt an Softwarelösungen, die sich explizit an die Belange von Kindertageseinrichtungen richten, ist groß. Die Expertise Kita Apps – Apps und Softwarelösungen für mittelbare pädagogische Aufgaben in der Kita des Bayerischen Staatsinstituts für Frühpädagogik (IFP) kann hier einen guten Überblick und eine differenzierte Einordnung über die vielen verschiedenen Angebote bieten.

Weitere Office-Programme für Ihre alltägliche Arbeit

Neben dem großen Angebot an Kitasoftware gibt es zahlreiche weiteren digitalen Anwendungen, die sich nicht explizit auf Kindertageseinrichtungen spezialisiert haben, aber deren Arbeitsalltag dennoch erleichtern können. Wir haben einige dieser Angebote für Sie geprüft und hier aufgelistet. 

Um ein passendes Angebot für Sie auszuwählen, nutzen Sie am besten den Digi – Kompass.


Digitale Medien im pädagogischen Alltag von Kitas

Die Lebenswelt von Kinder ist (auch) digital

Digitale Medien sind längst fester Bestandteil der Lebenswelt von Kindern. Sie begegnen ihnen nahezu täglich, sei es im Haushalt, in den Händen ihrer Familienmitglieder oder in der U-Bahn.  Wie an allen anderen alltäglichen Phänomen besteht also auch ein kindliches Interesse an digitalen Medien. Auch die Vorbilder und Kindheitsheldinnen und -helden kommen zunehmend aus der digitalen Welt. Kitas können nicht nur dieses Interesse ganz wunderbar aufgreifen und sich davon inspirieren lassen. Sie können die Kinder auch dabei unterstützen, einen kompetenten Umgang mit digitalen Medien zu erlernen.

Hier erfahren Sie welche digitalen Werkezuge und Apps sich für den Einsatz in der Kita besonders gut eignen und worauf Sie bei der Auswahl achten können.

Auf die richtige Ausstattung kommt es an!

Um digitale Bildungsangebote für Kinder schaffen zu können, braucht es dir richtige Ausstattung. Hier haben wir einige Geräte, thematisch sortiert, für Sie aufgelistet:

Grundausstattung

  • Tablets
  • (Taschen-) Beamer
  • Digitalkamera
  • Mikrofon/ Aufnahmegerät
  • Kopfhörer & Lautsprecher
  • Zubehör (z. B. Schutzhüllen & - Folien, Adapter & Ladekabel bzw. -Stationen, Datenträger, (Tisch-) Stativ)

Digitale Tools zur Sprach- und Leseförderung

  • Vorlese- bzw. Aufnahmestifte (z. B. Tellimero, Booki)
  • Interaktive Lerntrainer bzw. Sprachlernwände
  • Aufnahmegeräte (z. B. Big-Points, Aufnahme-Klammern)
  • Dokumentenkamera
  • Vorleseroboter (z. B. Luka die Leseeule)

Entdecken und Forschen mit digitalen Medien

  • Endoskop-Kamera
  • Digitales Mikroskop
  • Makey Makey
  • Programmierroboter (z. B. Bee-Bots, Ozobots)

Selbstverständlich benötigen Sie nicht alle aufgelisteten Tools. Die Liste soll Sie zunächst inspirieren. Entscheiden Sie gemeinsam mit dem Team und den Kindern, welche digitalen Werkzeuge Sie ausprobieren wollen. Auch der Digi-Kompass kann Ihnen dabei helfen.

Wenn Sie sich ein Bild von den genannten Tools machen wollen, schauen Sie auf der Projektseite Medienpädagogikboxen für DRK Kitas des DRK Landesverband Westfallen-Lippe e. V. vorbei. Neben weiteren Tools finden Sie dort auch einige Tutorials, die bei der Installation und Nutzung helfen können. 

Apps für die pädagogische Arbeit 

Das Angebot an Apps, die sich explizit an Kinder richten, ist mittlerweile riesig und vor allem unübersichtlich. Da ist es gar nicht so leicht, eine richtige Auswahl für die Kita zu finden. Darum haben wir hier einige Tipps und hilfreiche Links und Materialien gesammelt, die Ihnen bei der App-Aauswahl für den pädagogischen Einsatz helfen können.  

Bevor Sie sich auf die Suche machen, hier noch ein wichtiger Tipp vorab:  Für den pädagogischen Alltag braucht es nicht unzählige Apps! Überlegen Sie am besten gemeinsam mit den Kindern und im Team, welche Apps die Kinder selbstständig nutzen können und welche Apps vor allem eine gute Ergänzung für ihren pädagogischen Alltag sind. 

Kriterien zur App-Auswahl

Bei der Vorauswahl der Apps sollten Sie darauf achten, dass die Apps...

  • ... einen pädagogischen Zweck verfolgen.
  • ... nicht für reine Beschäftigungszwecke dienen. 
  • ... Kinder einladen, kreativ tätig zu werden.
  • ... die Lebenswelt der Kinder abbilden.
  • ... den Kindern Spaß machen und ihr Interesse wecken.
  • ... den individuellen Bedürfnissen und Entwicklungen der Kinder entsprechen. 
  • ... Bildungsprozesse der Kinder unterstützen.
  • ... sicher und DSGVO-konform sind.

Nehmen Sie sich Zeit und schauen Sie sich die jeweilige App also genau an. Nur so können Sie feststellen, ob die Inhalte der App kindgerecht sind und ob die App von den Kindern auch selbstständig genutzt werden kann. Unser Digi-Kompass kann Ihnen hier sehr gut helfen, die jeweilige Apps bereits vor dem Download zu bewerten. Den Digi-Kompass können Sie ganz einfach  hier  herunterladen. 

Hier finden Sie geeignet Apps für Ihre Kita

Mittlerweile gibt es einige Portale, die bei der App-Auswahl helfen können. Hier werden die Apps von Expertengremien auf verschiedene pädagogische, technische und datenschutzrechtlichen Aspekte geprüft und bewertet. 

  • Die Datenbank „Apps für Kinder“  vom Deutschen Jugendinstitut (DJI) hat bereits über 500 Apps nach pädagogischen Kriterien bewerten.

  • Die Initiative lesenmit.app der Stiftung Lesen ermöglicht einen schnellen Überblick über das App-Angebot zur Sprach- und Leseförderung und eine differenzierte Bewertung von über 200 Apps. Auf ihrem Youtube-Kanal stellt die Initiative außerdem viele verschiedene Videos zum Einsatz von Apps im pädagogischen Alltag zur Verfügung. Dort gibt es nicht nur fachliche Hintergründe, sondern auch spannende Einblicke in verschiedenen Apps.  

  • Auch die Stiftung Haus der kleiner Forscher bietet mittlerweile eine Auswahl an kostenfreien Apps an, die sich hauptsächlichem den Themen Natur, Umwelt, Forschen und Nachhaltigkeit widmen. Hier finden Sie die App-Auswahl. Außerdem finden Sie auf dieser Seite viele Tipps zur Begleitung der Apps im pädagogischen Alltag. 


Kita-Software im Praxischeck – Begleitung eines Pilotprojektes

Warum setzen wir dieses Projekt um?

Das Potenzial der Digitalisierung wird in vielen Kindertagesstätten bisher kaum oder gar nicht genutzt. Dabei können digitale Werkzeuge die Verwaltung vereinfachen, eine fortlaufende Dokumentation gewährleisten oder eine ortsunabhängige Kommunikation mit den Eltern ermöglichen. Oftmals werden in den Einrichtungen Strichlisten zum Festhalten der Anwesenheit genutzt und es werden Elternbriefe ausgedruckt, kopiert, gefaltet und in Fächer verteilt, um wichtige Informationen zu verbreiten. Das morgendliche Abmelden bei Krankheit des Kindes wird für Eltern zur nervigen Pflicht, weil sie die Fachkräfte schlecht ans Telefon bekommen und die Erzieherinnen und Erzieher sich auf der anderen Seite zu dieser Uhrzeit um die ankommenden Kinder kümmern möchten, anstatt das Telefon zu bedienen. So begannen immer mehr Fachkräfte, Kita-Leitungen und Träger sich die Frage nach digitalen Werkzeugen zur Unterstützung zu stellen.

Neben dem Wunsch nach einer Software, die in der Organisation und in der Kommunikation mit den Eltern unterstützt, ist auch die mangelnde Ausstattung mit entsprechender Hardware eine Herausforderung in vielen Kitas. Es fehlt an Computern oder Tablets für die Fachkräfte und Kita-Leitungen sowie in sehr vielen Einrichtungen auch an einem flächendeckendem WLAN. Darüber hinaus ist die IT-Affinität und damit die Bereitschaft der Belegschaft sich auf technische Unterstützung einzulassen nicht immer gegeben.

Die Kompetenzzentren Digitalisierung habe sich in 2019 auf den Weg gemacht und zwei Kitas bei der Auswahl und Anschaffung von digitalen Werkzeugen unterstützt.

Welche Ziele möchte dieses Projekt erreichen?

Zwei Ziele werden mit dem Projekt verfolgt: Zum einen wird analysiert, wie die Einführung einer Software Fachkräfte und Kita-Leitungen in ihrer täglichen Arbeit unterstützen kann. Zum anderen wird begleitend ein Leitfaden erstellt, der den Prozess der Softwareeinführung abbildet, sodass eine Skalierung für weitere Träger und Einrichtungen möglich ist. Es werden Wege aufgezeigt, wie die Verwaltung der Kita vereinfacht wird und wie Medienbrüche (das sind zum Beispiel Arbeitsschritte, bei denen etwas von einem Zettel in eine Excel-Tabelle oder in ein Programm eingegeben werden muss oder bei denen etwas ausgedruckt wird) minimiert werden. Ein besonderer Fokus liegt für viele Einrichtungen jedoch auf der Kommunikation mit den Eltern, die mittels digitalen Hilfsmitteln unterstützt wird.

Bei der Einführung digitaler Werkzeuge ist es wichtig, dass sich bei den Mitarbeitenden eine wirkliche Zeitersparnis bemerkbar macht und kein dauerhafter Mehraufwand durch Pflege und Anwendung der Software entsteht. Bevor eine Software angeschafft wird, ist es notwendig zu beurteilen, welche Bedarfe eine bestimmte Einrichtung hat und wie diese bestmöglich digital unterstützt werden können. Das Ergebnis der somit durchgeführten Anforderungsanalyse kann dann sein, dass nicht für jede Einrichtung das gleiche Produkt mit den identischen Einstellungen passend ist.

Wie haben wir dieses Projekt umgesetzt?

Es wurden zwei Pilotkitas aus der DRK Kinderwelt in Altena-Lüdenscheid und Lünen gGmbH bei der Anschaffung und Auswahl von Hardware und Software zur Unterstützung des Kitaalltags begleitet. Die Kindertagesstätte „Anneliese-Pfeiffer“ in Plettenberg-Ohle und die DRK-Kita in Schalksmühle wurden durch das Kompetenzzentrum West bei der Kommunikation mit dem Hersteller und bei der Inbetriebnahme der ausgewählten Produkte eng begleitet. Dafür mussten zu Beginn die Anforderungen analysiert werden, um eine passende Software auswählen zu können. Zu diesem Zweck hat eine Mitarbeiterin des Kompetenzzentrums Digitalisierung West die Kitas besucht, ihre Arbeitsabläufe kennengelernt und mit den Fachkräften gesprochen, bevor sie sich zusammen mit den Leiterinnen der Kindertagesstätten an die Auswahl einer Software gemacht hat. Der Wunsch nach einer Anwendung, die sowohl die Kommunikation mit den Eltern vereinfacht als auch Verwaltungsaufgaben abdeckt, hat zu einer ersten Eingrenzung der möglichen Produkte geführt.

Für die beiden Pilotkitas wurde Leandoo als Komplettlösung zur Verwaltung, Dokumentation und Kommunikation ausgewählt. Die guten Erfahrungen mit der Software in anderen Kindertagesstätten in Westfalen-Lippe und die schlichte und übersichtliche Gestaltung, die einen einfachen Einstieg in die softwaregestützte Arbeit ermöglichen, waren ausschlaggebend für die Entscheidung. Darüber hinaus wurde je ein Tablet für jede Gruppe in den Kitas angeschafft. Die Einführung erfolgte dann Schritt für Schritt:

  1. Die Leitungen bekamen eine digitale Einführung in das Produkt und seine Funktionen.
  2. In Phase 2 haben sich die Leiterinnen mit der Administration und weiteren Funktionen der Software vertraut gemacht.
  3. Anschließend haben weitere Fachkräfte Zugänge erhalten, sodass ich das Team zusammen einen Eindruck von den Funktionen der Software machen konnte.
  4. Für den tatsächlichen Start, wurden in einer der Kitas einige wenige Kinder eingepflegt, deren Eltern sich freiwillig für einen Test der App zur Verfügung gestellt haben.

Ein dreiviertel Jahr nach der Einführung der Software in der ersten Kita wurde ein Evaluationstermin durchgeführt, um den Nutzen im Kitaalltag zu bewerten. Die Kita-Leiterin ist überzeugt:

Wir haben jetzt immer alle relevanten Informationen bei uns. Egal ob es um die Verpflegung am Mittag geht oder um eine Notfallsituation, bei der das Gebäude geräumt werden muss, ein einfaches Handy genügt zum Abruf der Anwesenheiten.

Sie unterstützt nun auch andere Einrichtungen bei der Auswahl und Einführung digitaler Werkzeuge.

Durch das Kompetenzzentrum West werden parallel weitere Träger bei der Beantragung von Fördergeldern zur Einführung digitaler Werkzeuge unterstützt, es wird ein Praxistag zur Vorstellung verschiedener Anwendungen durchgeführt und ein Leitfaden erstellt, welcher die Einführung einer Software, notwendige Schritte, einen beispielhaften Zeitplan und einen Vergleich der aktuell am Markt gängigen Programme beinhaltet. Darüber hinaus fließen die Erkenntnisse aus dem Pilotprojekt in einen landesverbandweiten Gesprächskreis zur Digitalisierung in der Kita ein. Somit ist anschließend an das Pilotprojekt auch direkt für die Skalierung des Projekts im DRK Landesverband Westfalen-Lippe und darüber hinaus gesorgt.

Wie setzen sich die Kosten zusammen? Gibt es Fördermittel?

Die Lizenzkosten für eine Komplettlösung liegen zwischen 600 und 1848 € im Jahr für eine Einrichtung mit 80 Kindern. Ein Vergleich verschiedener Produkte mit den entsprechenden Kosten ist im Leitfaden zur Softwareeinführung gegeben. Es lohnt sich auch mit den Herstellern über Sonderpreise zu sprechen, wenn zum Beispiel mehrere Einrichtungen eines Trägers ausgestattet werden sollen. Darüber hinaus wird ein einfaches Tablet je Gruppe empfohlen, um die Kernarbeitsprozesse erfolgreich zu digitalisieren und ein Laptop für die Einrichtungsleitung.

Die Finanzierung der Softwarelizenzen für das erste Jahr sowie der minimal benötigten Hardware für die beiden Einrichtungen wurde aus Mitteln der Kompetenzzentren ermöglicht.

Weitere Skalierungen werden mittels Unterstützung bei der Beantragung von Fördermitteln sichergestellt. Weitere Informationen zu Finanzierungsmöglichkeiten finden Sie auf der Fördermittelseite der Kompetenzzentren.

Welche Erfahrungen und Erlebnisse möchten wir mit Ihnen teilen?

Planen Sie für die Einführung einer umfangreichen Software in einer Kita genügend Zeit und Ressourcen ein, um den Erfolg des Projekts sicherzustellen. Auch die Gewöhnung an die damit verbundenen neuen Arbeitsprozesse nimmt einige Zeit in Anspruch, bis die Fachkräfte merken, dass sie tatsächlich mehr Zeit für die Arbeit mit den Kindern haben. Geben Sie den Mitarbeitenden einige Monate Zeit, um sich an die neuen Arbeitsprozesse gewöhnen, bevor Sie evaluieren, in welchen Bereichen die Software eine gute Unterstützung bietet und in welchen nicht. Die Mitarbeitenden mitzunehmen, zu schulen und ihnen individuell die Zeit zu geben, die sie brauchen, um sich an die neuen Prozesse zu gewöhnen, ist essenziell für den Erfolg eines Softwareeinführungsprojektes. Die Erfahrung hat gezeigt, dass es sinnvoll ist, digital affine Mitarbeitende zu benennen, die die Einführung und Nutzung der Software in einer Kita begleiten und als Ansprechpersonen für unsichere Kolleginnen und Kollegen zur Verfügung stehen.

Einige Jugendämter schreiben die Nutzung einer bestimmten Software zur Verwaltung vor. Darüber hinaus haben die Kommunen Programme, über die Bedarfe und Verteilungen der Kitaplätze geregelt sind. Prüfen Sie das Vorhandensein von Schnittstellen zu diesen Programmen oder die Bereitschaft des Herstellers diese zur Verfügung zu stellen. Viele der Programme sind relativ neu auf dem Markt und die Bereitschaft der Hersteller Anpassungen vorzunehmen ist groß. Die Kita in Schalksmühle steht aktuell genau vor dieser Herausforderung. Da das Jugendamt vor Ort mit KiTaPLUS arbeitet, wird hier eine Schnittstelle benötigt, um einen doppelten Arbeitsaufwand in der Datenpflege zu vermeiden. Der Hersteller von Leandoo ist aktuell dabei eine solche Schnittstelle zur Verfügung zu stellen. Das Einführungsprojekt in Schalksmühle wurde aufgrund der notwendigen Abstimmungen zwischen den beiden Softwareherstellern jedoch bereits um mehrere Monate verzögert.

Auf der Seite der Anwenderinnen und Anwender erhöht die Vereinfachung dieser Prozesse durch automatisierte Schnittstellen und die damit einhergehende Vermeidung doppelter Datenpflege die Akzeptanz des Programms erheblich.

Prüfen Sie darüber hinaus die Qualität des WLANs in den Einrichtungen und, falls die Nutzung der Software in den Gruppen selbst geplant ist, auch in den Gruppenräumen. Wird ständig auf die Reaktion des Programms gewartet oder funktioniert die Synchronisation der Daten nicht wie erwartet, ist die Frustration groß und die Akzeptanz der Software sinkt entsprechend.

Gerade die Corona-Pandemie mit der Notwendigkeit spontan neue Regelungen der Kitaöffnungen an die Eltern zu kommunizieren und den Kontakt über die Distanz auch mit den Kindern zu halten hat jedoch gezeigt, wie wertvoll digitale Werkzeuge auch für die Arbeit in Kindertageseinrichtungen sind:

"Gerade Corona hat gezeigt, wie wertvoll digitale Kommunikation ist. Die Eltern zu erreichen war zum Teil total schwer. Da hätten wir uns gewünscht, dass wir mit der Einführung schon weiter gewesen wären."

Wer sind Ihre Ansprechpersonen für Nachfragen und Anfragen?

Kompetenzzentren Digitalisierung - Standort West

Beate Rottkemper

DRK Kita Plettenberg-Ohle "Anneliese Pfeiffer"

Diana Neuhaus


Linksammlung und Tipps für die digitale Kita & Corona

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