Planen Sie für die Einführung einer umfangreichen Software in einer Kita genügend Zeit und Ressourcen ein, um den Erfolg des Projekts sicherzustellen. Auch die Gewöhnung an die damit verbundenen neuen Arbeitsprozesse nimmt einige Zeit in Anspruch, bis die Fachkräfte merken, dass sie tatsächlich mehr Zeit für die Arbeit mit den Kindern haben. Geben Sie den Mitarbeitenden einige Monate Zeit, um sich an die neuen Arbeitsprozesse gewöhnen, bevor Sie evaluieren, in welchen Bereichen die Software eine gute Unterstützung bietet und in welchen nicht. Die Mitarbeitenden mitzunehmen, zu schulen und ihnen individuell die Zeit zu geben, die sie brauchen, um sich an die neuen Prozesse zu gewöhnen, ist essenziell für den Erfolg eines Softwareeinführungsprojektes. Die Erfahrung hat gezeigt, dass es sinnvoll ist, digital affine Mitarbeitende zu benennen, die die Einführung und Nutzung der Software in einer Kita begleiten und als Ansprechpersonen für unsichere Kolleginnen und Kollegen zur Verfügung stehen.
Einige Jugendämter schreiben die Nutzung einer bestimmten Software zur Verwaltung vor. Darüber hinaus haben die Kommunen Programme, über die Bedarfe und Verteilungen der Kitaplätze geregelt sind. Prüfen Sie das Vorhandensein von Schnittstellen zu diesen Programmen oder die Bereitschaft des Herstellers diese zur Verfügung zu stellen. Viele der Programme sind relativ neu auf dem Markt und die Bereitschaft der Hersteller Anpassungen vorzunehmen ist groß. Die Kita in Schalksmühle steht aktuell genau vor dieser Herausforderung. Da das Jugendamt vor Ort mit KiTaPLUS arbeitet, wird hier eine Schnittstelle benötigt, um einen doppelten Arbeitsaufwand in der Datenpflege zu vermeiden. Der Hersteller von Leandoo ist aktuell dabei eine solche Schnittstelle zur Verfügung zu stellen. Das Einführungsprojekt in Schalksmühle wurde aufgrund der notwendigen Abstimmungen zwischen den beiden Softwareherstellern jedoch bereits um mehrere Monate verzögert.
Auf der Seite der Anwenderinnen und Anwender erhöht die Vereinfachung dieser Prozesse durch automatisierte Schnittstellen und die damit einhergehende Vermeidung doppelter Datenpflege die Akzeptanz des Programms erheblich.
Prüfen Sie darüber hinaus die Qualität des WLANs in den Einrichtungen und, falls die Nutzung der Software in den Gruppen selbst geplant ist, auch in den Gruppenräumen. Wird ständig auf die Reaktion des Programms gewartet oder funktioniert die Synchronisation der Daten nicht wie erwartet, ist die Frustration groß und die Akzeptanz der Software sinkt entsprechend.
Gerade die Corona-Pandemie mit der Notwendigkeit spontan neue Regelungen der Kitaöffnungen an die Eltern zu kommunizieren und den Kontakt über die Distanz auch mit den Kindern zu halten hat jedoch gezeigt, wie wertvoll digitale Werkzeuge auch für die Arbeit in Kindertageseinrichtungen sind:
"Gerade Corona hat gezeigt, wie wertvoll digitale Kommunikation ist. Die Eltern zu erreichen war zum Teil total schwer. Da hätten wir uns gewünscht, dass wir mit der Einführung schon weiter gewesen wären."