Tipp 1: Gute Vorbereitung ist alles
Wie bei jeder Präsenzveranstaltung ist auch bei Online-Formaten eine gute Vorbereitung das A und O. "Bei der Vorbereitung von Online-Formaten ist es unmöglich, zu detailliert zu sein" sagt Irene. Im Schnitt sei ihr Ablaufplan fünfmal so detailliert wie bei Präsenzterminen. Das bedeutet, dass jede Minute geplant ist sowohl in Hinblick auf den Inhalt als auch die Technik: Was macht wer wann? Welche Software wird wofür genutzt? Was soll mit der Sequenz erreicht werden? Wie werden möglichst viele Teilnehmende eingebunden?
Hier empfiehlt es sich, einen ausführlichen Ablaufplan zu erstellen.
Irene empfiehlt alle 45 bis 60 Minuten eine Pause einzulegen. Dazwischen können die Teilnehmenden mit Lockerungsübungen wachgehalten werden. Wir haben in unserem Gespräch mit Irene zum Beispiel zwischendurch zehn Kniebeugen gemacht. Das geht natürlich nicht mit jeder Gruppe. In vertrauten Gruppen sind solche kurzen „Break-outs“ aber ein echter Gewinn für den Kreislauf und damit auch die Konzentration.
Zur guten Vorbereitung gehört auch ein ausgiebiger Techniktest. Gerade, wenn mit mehreren digitalen Tools gearbeitet wird, sollten alle Links getestet und mögliche auftretende Schwierigkeiten der Teilnehmenden antizipiert werden. Außerdem sollten alle Funktionen der verwendeten Software mit Testpersonen ausprobiert werden: Funktioniert es, den Bildschirm zu teilen? Können alle auf dem digitalen Whiteboard etwas eintragen? Sind alle Wechsel zwischen Softwares verständlich und möglich? Haben alle die richtigen Zugriffsrechte?
Tipp 2: Durchführung zu zweit statt alleine
Irene empfiehlt Online-Veranstaltungen immer mindestens zu zweit durchzuführen. Während eine Person moderiert, ist die andere Person für die Technik zuständig. Auch hier hilft ein detaillierter Ablaufplan, um die Aufgaben untereinander klar zu trennen sowie ein separater Kommunikationskanal während des Online-Formats selbst (z.B. in einem separaten Chat) zum schnellen Austausch. Während die moderierende Person für die inhaltliche Gestaltung des Formats und die Einbindung der Teilnehmenden verantwortlich ist, hat die für die Technik zuständige Person folgende Aufgaben:
- 15 Minuten vor Beginn des Formats einen Techniktest mit den Teilnehmenden durchführen und sie bei eventuellen Schwierigkeiten mit Video, Audio, etc. unterstützen.
- Während des Termins einzelne Teilnehmende unterstützen, falls sie Schwierigkeiten mit der Technik haben. Hier bietet es sich an, bereits zu Beginn zu kommunizieren, über welchen Kanal sich die Teilnehmenden an den Techniker bzw. die Technikerin wenden können. Bei MS Teams kann es zum Beispiel der Chat sein, in anderen Videokonferenz- bzw. Webinartools gibt es auch sogenannte Break-out-Rooms, also separate virtuelle Räume, die man hierfür gut nutzen kann.
Diese Aufteilung erlaubt es der Hauptmoderatorin oder dem Hauptmoderator, sich auf die Inhalte zu konzentrieren.
Tipp 3: Die richtigen Tools aussuchen
Welches Online-Tool, das richtige für die Veranstaltung ist, hängt stark von Format und Umfang ab. Wichtig ist, sich vorher bewusst zu machen, zu welchem Zweck die Teilnehmenden an welchem Punkt wie eingebunden werden sollen. Es ist auf jeden Fall lohnenswert, zwischendurch unterschiedliche Formate zur Einbindung der Teilnehmenden zu nutzen. In einem offenen Gespräch per Videokonferenz werden zum Beispiel nicht unbedingt alle Teilnehmenden sich wohlfühlen, etwas zu sagen. Hier gilt es, Möglichkeiten anzubieten, die auch diesen Teilnehmenden einen Raum geben, sich auszudrücken. Das kann zum Beispiel ein anonymes Brainstorming auf einem digitalen Whiteboard sein oder eine Live-Umfrage. Aber auch bei der Entscheidung für den Einsatz von verschiedenen Tools sollte immer das richtige Maß und deren Mehrwert im Fokus bleiben: Der Einsatz von Tools zur Einbindung der Gruppe ist sinnvoll, zu viele Tools können allerdings auch zu Überforderung oder mangelnder Aufmerksamkeit bei der Gruppe führen.
Tipp 4: Ein Umfeld schaffen, in dem Teilnehmende sich wohlfühlen
Wie in analogen Formaten auch ist es wichtig, dass Teilnehmende sich wohlfühlen. Irene nennt das „Comfort and Confidence“ – also Geborgenheit und Vertrauen. Dafür ist es in erster Linie erforderlich, dass die Teilnehmenden sich mit der Technik wohlfühlen und diese souverän bedienen können. Wenn sie dies nicht können, ist die Gefahr groß, dass sie es nicht schaffen, über die technischen Hürden hinwegzukommen und wirklich inhaltlich einzutauchen. Ein zweiter Punkt ist Transparenz. Als Moderator oder Moderatorin von Online-Terminen gilt es, den Teilnehmenden gegenüber transparent über die gemeinsame Grundlage (oder auch Regeln) für die Zeit des Online-Formats zu sein. Dies betrifft sowohl die Rollenverteilung unter den Moderatorinnen bzw. Moderatoren als auch deren Vorgehen in der Moderation oder bei Wortbeiträgen aus der Gruppe. Dies trägt nicht zuletzt zu einer möglichst einheitlichen Erwartungshaltung und unterstreicht auch die Verantwortlichkeit aller Teilnehmenden für den Verlauf des Termins. Irene sagt"Alles, was du als Moderatorin eines Online-Termins machst, ist am Ende des Tages eine Einladung an die Teilnehmenden."
Tipp 5: Mit allem rechnen und flexibel darauf eingehen
Ein letzter Tipp von Irene: Mit allem rechnen und flexibel darauf eingehen. Seien es technische Probleme, negative Energie, Störungen – als Moderatorin gilt es, diese transparent zu machen und zu adressieren. Und wenn das am Ende bedeutet, dass der Termin ganz anders verläuft als im Ablaufplan vorgesehen, ist dies völlig in Ordnung. Hauptsache die Zusammenarbeit hat gut funktioniert und das Ergebnis stimmt.
Wenn Sie Fragen zur Durchführung von Online-Formaten haben, melden Sie sich gerne unter innovation-digitalisierung(at)drk(dot)de